Gdzie przechowywać dokumentację firmy?

Office clerk searching for files into a filing cabinet drawer close up, business administration and data storage concept

Przedsiębiorcy są zobowiązani prawnie do przechowywania różnego rodzaju dokumentacji. W zależności od rodzaju dokumentów, zróżnicowany jest czas ich przechowywania. Warto jednak pamiętać, że dokumentacja musi być przechowywana bezpośrednio w siedzibie firmy. Wszystkie dokumenty powinny być uporządkowane i łatwo dostępne, na wypadek kontroli lub chęci wykazania czegoś w interesach.

Bezpieczeństwo dokumentacji w formie papierowej i elektronicznej

Część dokumentacji firmowej może być przechowywana elektronicznie. Wówczas najlepiej przechowywać ją na szyfrowanych dyskach zewnętrznych. Jeżeli posiadamy odpowiednich specjalistów z branży informatycznej, możemy pokusić się o trzymanie dokumentów np. na laptopie. Warto jednak pamiętać, że najbezpieczniej jest zrobić sobie wówczas kopie najważniejszych dokumentów i mieć je również na pamięciach zewnętrznych.

W przypadku dokumentów papierowych, najważniejsze jest utrzymanie porządku w prowadzonej dokumentacji. W archiwach świetnie sprawdzają się wytrzymałe meble stalowe Lublin które sprzedaje w różnych formach – szafy lub regały. Dokumenty, które mogą być potrzebne na co dzień, warto trzymać w odpowiednio opisanych segregatorach. Dzięki temu łatwo będzie znaleźć potrzebne w danej chwili zaświadczenia, potwierdzenia i wszelkie inne dokumenty.

Oprócz segregatorów do porządkowania papierowej dokumentacji przydadzą się również teczki, skoroszyty i pudełka. Chociaż w firmie dokumentacja powinna być bezpieczna, warto zadbać o kopie dokumentów. Aby uniknąć niepotrzebnego gromadzenia przedawnionych dokumentów, warto raz na jakiś czas pozbywać się przedawnionych gwarancji, zaświadczeń, rozliczeń i innych papierów potwierdzających działania firmy.

Sklepów oferujących te wszystkie elementy jest wiele na terenie całej Polski. Jeżeli mieszkacie w Gdańsku lub okolicy, na https://meblestalowe.pl/Gdansk znajdziecie informacje o najbliższym miejscu, w którym można dostać meble do przechowywania dokumentów.

O autorze

Serwis Knowledge

Knowledge.co.pl to nowatorski serwis pełniący rolę zarówno portalu informacyjnego jak i poradnika. Dobry content, na każdy temat, na każdą okazję, dla wszystkich.

Bądź pierwszym komentującym!

Zostaw komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.


*


18 − trzy =